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数据化加工采用科学的技术指标

为了保证加工后的数字档案长期可用可理解，数字信号的各项技术指标均要合乎规范要求。例如，纸质档案扫描加工的主要技术参数要求涉及色彩模式、分辨率、存储格式和压缩率等。其中扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。根据DA/T31修订版的送审稿，扫描分辨率一般应不小于200dpi，如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于300dpi。采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储；采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储格式压缩率的选择，应在保证扫描的图像清晰可读的前提下，以尽量减小存储容量为准则。

数据化加工-拆卷

1、检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确；

2、拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线；

3、将案卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意；

4、取掉案卷中金属物；

5、注明每卷案卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。对不能确定的案卷，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理。

数据化加工档案著录

如果档案库房提供的目录和纸质档案不相符的，应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给档案保管人员，如果目录中要增加或减少相关著录字段要与档案保管人员协商。如果目录内容有错，如主题内容文号等，以纸质档案信息为准，并及时反应给档案管理人员。顺页整理著录的同时，要检查案卷的完整性，是否有缺页漏页错编现象。