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如何选配适合自己的档案管理系统

传统的管理模式已难以适应社会发展的要求，存在着档案管理模式落后，科学管理水平低下、档案管理现代化意识不强，硬件设备和技术落后、基础工作差等问题，企业档案室在手工检索的途径上做了大量的工作，但档案目录更新速度慢、整理归纳所需周期长、编制检索工具中出现求“多”不求“精”等现象。

一、系统界面简洁、使用便捷

二、档案管理系统能够业务场景全覆盖

三、档案管理系统的兼容性、扩展性要好

四、档案管理系统的检索功能要强

五、档案管理系统的安全性要好

六、有灵活又严格的管理权限

七、支持各种网络架构部署，能够移动办公等

档案管理软件的作用

能够更好地开发档案内容信息

应用一般的办公软件只能够实现单个文件的编辑，还需要另附档案的扫描文件，这样既浪费时间，也浪费资源。而档案管理系统软件，可以在对档案的基础信息编辑之后，添加此档案的扫描电子图片，这样就做到了一点开目录文件就可以同时采集到此文件的电子图片，方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。档案管理系统软件还可以对相关的档案文件进行相关性编辑，这样就可以轻松地通过检索工具对各种有关的电子文件进行查找，使用者可以更好地对事件的来龙去脉进行了解，使档案内容发挥更大的作用。同时，档案管理系统软件还包括数据的传送、接收、备份、***等功能，方便快捷，此外还具有用户管理、日志功能、事务提醒等。

如何推进档案管理信息化进程

为了有效推进企业财务档案管理信息化工作的深入和发展，可以从以下几个方面开展工作。

一、建立健全会计档案信息化档案规章制度，认识财务档案的重要性，提高信息化意识。

从根本上说，一些企业财务档案管理信息化水平不高，源于企业对财务档案管理不够重视。这些企业往往是重业务轻财务、重预算轻执行情况，并没有认识到财务档案的有效管理会为企业的发展助力。从***到会计工作人员，都要形成重视财务档案管理工作的意识并将这项工作融入会计工作中，提高会计工作水平。

二、充分利用档案管理平台、细化财务档案数据库。

随着企业业务不断扩大，各类会计凭证、财务报告、***申报等资料越来越多，如何方便查阅企业多年前的会计凭证、会计账簿、财务报告等资料成了一大问题。如今我们已进入信息化时代，这些皆可通过智能化系统进行查阅。财务档案管理工作要充分利用这一系统的便利性，在条件成熟时，可以搭建企业内部档案管理系统信息平台，利用网络技术，对会计凭证、会计账簿和财务报告进行分门别类地扫描，保存为电子文档，再上传到企业档案管理系统中，形成较为细化的财务数据库，再将财务档案放进“云”库房，为未来及时调取、分析等打下基础。在这个过程中，相关人员应加强安全保密意识，防止财务档案管理丢失***。

三、注重档案信息日常维护，推进财务档案信息化。

不少档案管理人员完成归档工作后便不再“过问”档案，而档案管理信息化的一大亮点便是让档案“活”起来。通过数据清理、分析等，了解掌握会计账务的日常工作现状、进展及成效、推进档案管理信息化进程，这样地目的就是服务企业，发展企业，因此要注意日常的档案分析、整理以及更新，改变过去“重收藏、轻利用”的现象。

随着数字化时代的不断深化，会计档案管理工作必须要保持科学性、规范性，必须结合实际推进信息化进程，让档案管理在企业工作中发挥更大的作用，更好地服务于企业发展。